La Metodología para el análisis y diseño de procesos (PADM - Process Analysis Design Methodology) fue planteada por la Universidad de Manchester como marco de trabajo metodológico extensible y flexible. Enseguida se describe cada una de las etapas que la componen [Wastell et al., 1994 y Warboys et al., 1999].
En la etapa de captura se obtiene la información de cómo se realiza el proceso, utilizando técnicas para recabar información como entrevistas estructuradas, semiestructuradas, cuestionarios, observación, documentos relevantes al proceso, entre otras; con la participación de los agentes involucrados en el proceso bajo estudio. La salida es una descripción textual del proceso y subprocesos con la identificación de las responsabilidades, objetivos de cada uno de los agentes, así como el desarrollo a detalle del proceso.
Cuando se inicia un proceso de investigación cualitativa una de las actividades principales está enfocada a la selección de informantes y situaciones a observar. Lo que se busca es conocer quienes son los informantes-clave. Estos son agentes humanos que se destacan por su conocimiento en profundidad del contexto estudiado, así como detectar cuáles son las situaciones que proporcionan información para la elaboración de un modelo para la formación de grupos de desarrollo de software.
La siguiente etapa es el modelado del proceso utilizando técnicas diagramáticas, esto es con el fin de analizar las características más relevantes del proceso como son: objetivos, actividades, roles, agentes, controles, mecanismos e interacciones. En esta etapa, el modelado del proceso es revisado por las personas involucradas, para validar y corregir información y/o terminología capturada en los diagramas. Los procesos de captura y modelado son iterativos, es decir, el modelo es modificado de acuerdo a las observaciones que realicen las personas involucradas en el proceso, con la finalidad de que refleje lo que realmente sucede en una organización.
Por definición una técnica es un enfoque estructurado para plantear un problema específico [Bristow et al., 1997]. Existe una gran variedad de técnicas enfocadas al modelado de procesos donde las más utilizadas se enfocan, de una forma estática, al flujo secuencial de acciones (actividades) o información.
El propósito de modelar procesos es proporcionar a las organizaciones apoyo en el logro de sus objetivos, basándose en un análisis de su situación actual para realizar mejoras e implementar sistemas de soporte. Por este motivo, los modelos deben representar las características de operación de la organización, la relación entre su estructura, sus recursos humanos y los sistemas de información que produce o utiliza. Es decir, la manera en la cual las organizaciones llevan a cabo sus procesos, las actividades que se realizan para preparar y/o entregar productos o servicios, las personas responsables de realizarlas, la visión de la organización y los objetivos a lograr.
En este contexto el modelado de procesos tiene dos enfoques:
a) Reflejar el personal involucrado y la coordinación de sus actividades.
b) Especificar los sistemas que se utilizan y la colaboración entre ellos.
Estos permiten al personal de la organización, observar profundamente cómo las actividades son apoyadas por la TI y considerar la manera en la cual los sistemas de información apoyan el estudio de los procesos. Desde la etapa de captura, la generación del modelo hacia el análisis y evaluación, el procedimiento de modelar es un proceso iterativo. El modelador continuamente regresa a algunas de las etapas para corroborar la información obtenida por los responsables de los procesos y su representación.
El modelado estático describe las organizaciones en términos de sus procesos con la utilización de diferentes técnicas diagrámaticas. Dichas técnicas tienen un soporte por medio de herramientas de software útiles para que el analizador realice los modelos. La mayoría de las técnicas diagramáticas, capturan la descripción del proceso con una representación gráfica por medio de cajas, flechas, líneas y otros, mostrando las actividades y los objetivos del proceso organizacional.
Entre las técnicas diagramáticas que existen para el modelado de procesos, sobresalen las siguientes:
Wastell et al., 1994.
Warboys et al., 1999.
Checkland y Scholes, 1999.